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Les documents majeurs

Quels sont les documents classiques utilisés en réunion et préparation de projets ? Comment les utiliser ?

Mots-clés :
Organisation - Pratique - Préparation de projet - Réunion - Suivi de projet - Théorie
cadre

Cadre d’utilisation

Rédaction de documents de réunion ou de préparation d’action.

description

Description

Lorsque l’on prépare une réunion, une action ou un projet sur le long terme, il y a utilisation de documents.

Ces documents n’ont de sens que si ils servent à quelque chose !

De même une réunion de préparation qui n’aboutit à aucune action à entreprendre n’est pas fertile (Cette remarque ne concerne pas de réunion de type "gestion de conflit" ou bilans annuels).

Nous aurons en tête les étapes suivantes :

  1. Pourquoi fait-on une réunion ? (les buts concrets)
  2. Comment les buts se reflètent sur les documents rédigés pendant la réunion ?
  3. Comment met-on en place les actions suite à la réunion ?

Remarques générales

Quelque soit le document rédigé pendant une réunion, il est très préférable de le rédiger en direct et qu’il soit visible par tout le monde.

En effet, recevoir un compte rendu un mois après une réunion, ne sert souvent plus à rien. Les actions à entreprendre ont peut être déjà été réalisées ou alors il peut être trop tard pour les faire. De plus, il est dur d’acter ce qui a été dit, car nous n’avons pas de souvenir très précis de la réunion. On est alors influencé par la manière dont est rédigé le document, voire, on ne prend pas la peine de le lire...

La rédaction en direct permet d’acter le compte rendu et être sûr que tout le monde le comprenne. La rédaction a toujours des biais et cela est naturel. Des reformulations sont parfois nécessaires. Par exemple, des termes comme « il faut plus de café » passe mal à l’écrit. Faut-il d’avantage de café ou arrêter le café ?

Bref, un compte rendu peut être co-rédigé et acté en direct. Un rôle de prise de note peut être très bénéfique.

Compte rendu

Un compte rendu est l’élément de référence des décisions adoptées. Cependant, il peut s’y glisser des coquilles.

Il doit en théorie être validé pour éviter cela. Malheureusement, il est rarement lu par tout le monde ou encore rédigé tardivement alors que les idées ne sont plus très fraîches…

Pour éviter cela, il y a plusieurs solutions :

  • Une écriture du compte rendu en direct et projeté sur le mur (Voire en ligne pour le partage) ;
  • Une relecture en fin de séance est essentielle et de préférence après une pause pour être disponible cérébralement ;
  • Éviter les paragraphes trop longs et garder des idées simples et précises...

Selon le type de réunion (Conseil d’administration, rencontre partenaire...) il peut être très pertinent d’avoir des modèles de comptes rendus différents en fonction de ce qui est attendu de la réunion. Deux modèles sont fournis ici :

  • Le compte rendu d’un conseil d’administration
  • Le compte rendu d’une réunion avec partenaire·s

Il ne faut pas hésiter à apporter des changements aux modèles dans le temps, sur un principe d’amélioration continue !

Il est parfois bon de savoir qui était présent, le contexte...

Compte rendu d’un conseil d’administration

Dans l’exemple fourni ici, nous avons pour la réunion de conseil d’administration :

  • le lieu, les personnes et les rôles qu’elles ont ;
  • un récapitulatif des "règles du jeu" ;
  • une partie projet en cours, où les membres sont mis au courant de l’état d’avancée ;
  • une partie sociocratie où l’on acte ou non des éléments (Voir les moyens de décisions) ;
  • une partie discussion (qui se trouve à la fin, car nécessite souvent plus de temps et de disponibilité cérébrale).

Compte rendu d’une réunion avec partenaire·s

Dans l’exemple fourni ici, nous avons pour la réunion de projet avec des partenaire·s :

  • le lieu, les personnes et les rôles qu’elles ont ;
  • un récapitulatif du contexte ;
  • une partie présentation des acteurs, puis du projet ;
  • une discussion ouverte.

Dans cet exemple, il s’agit d’un réunion de rencontre, de discussion des possibles. Si la réunion avec le·s partenaire·s porte sur un montage de projet, on utilisera alors plutôt une fiche action en complément ou même seule.

Bilans

Il arrive souvent de faire des bilans d’actions ou d’événements.

Si on ne réutilise pas la synthèse de ces bilans, alors les mêmes erreurs ont tendance à se reproduire lors de la mise en place d’actions futures !

La mise en place d’une action commence toujours par la prise en compte des bilans passés dans le cadre d’une amélioration continue !

Intégrant le principe de la roue de Deming, un exemple de prise en compte de bilans passés se trouve incorporé à la fiche action.

Fiche action

Une fiche action comporte un récapitulatif de tous les éléments (personnes, montant, date, ressources, tâches liées…) qui s’avèrent utiles surtout en cas de délégation. C’est une forme de compte rendu spécifique.

Pour des projets plus complexes et/ou plus longs, un diagramme de Gantt, PERT ou un cahier des charges sont parfois plus adaptés.

télécharger

Téléchargements

Compte rendu Conseil d’Administration (modifiable)
Compte rendu Conseil d’Administration (pdf)
Compte rendu réunion partenaire (modifiable)
Compte rendu réunion partenaire (pdf)

Logiciels libres et gratuits

La liste des logiciels utilisables pour ouvrir les documents se trouve ici.

conseils

Remarques

L’archivage des documents peut se révéler très utile !

complement

Méthodes complementaires

Ici, nous mentionnons les "rôles de réunion, les moyens de décisions, la fiche action la roue de Deming, le diagramme de Gantt, PERT et le cahier des charges.

Date de publication : lundi 12 août 2019 | Dernière modification : jeudi 3 octobre 2019

Auteur-e : Association Nâga

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